Cuentas anuales, qué son y por qué son tan importantes
Las cuentas anuales son los documentos que recogen la información financiera y pretenden cubrir las necesidades de los usuarios en un proceso de toma de decisiones económicas.
¿Qué son las cuentas anuales?
Las cuentas anuales se realizan con la finalidad de conocer la situación de una empresa. La información obtenida en las mismas nos va a ayudar a saber en qué estado se encuentra. Las personas que realizan estos documentos tienen un elevado nivel técnico ya que supone una gran complejidad prepararlos.
Documentos que forman las cuentas anuales
Los documentos que son parte de las cuentas anuales son varios. Estos pueden ser el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto, y la memoria.
Estos documentos forman una unidad y deben ser redactados de conformidad con lo previsto en el Código de Comercio, en el Texto Refundido de la Ley de Sociedades Anónimas, en la Ley de Sociedades de Responsabilidad Limitada y en este Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas.
El Balance
Este es uno de los documentos de las cuentas anuales más utilizado. El Balance de Situación recoge la información relativa a los bienes y a las deudas. Por este motivo es esencial,ya que sirve para conocer el estado de un negocio en un momento dado.
El Balance está dividido en dos partes, el Activo y el Pasivo. La diferencia entre ambos es el Patrimonio Neto, o sea, la diferencia entre lo que la empresa tiene(bienes) y lo que debe(deudas).
El Activo del balance
El Activo está formado por todo aquello que la empresa tiene. Además, este se divide en Corriente y No Corriente.
- Dentro del Activo Corriente está el efectivo y los bienes convertibles en dinero en el plazo de 12 meses: el dinero que tenemos en caja o en bancos, los saldos de las cuentas de clientes, las existencias de materias primas y productos disponibles en stock. Todo forma parte del Activo corriente ya que se entiende que en un plazo de tiempo no muy largo los productos se venderán y los clientes pagarán sus facturas.
- Y dentro del Activo No Corriente está todos los bienes y derechos de propiedad de la empresa. Aquellos que puedan convertirse en dinero en un plazo superior al año. Es decir, terrenos, edificios, muebles y enseres, equipos de oficina, ordenadores, maquinaria, vehículos, etc.El Activo Corriente o circulante se encuentra en un continuo cambio a lo largo del ejercicio. Su importe aumenta y disminuye con facilidad. El no corriente sin embargo cambia de forma lenta y puede permanecer inalterado durante varios ejercicios.
El Pasivo del Balance
El pasivo por otro lado, son todas las deudas que tiene la empresa. Este se compone del pasivo Corriente, que son aquellas que deben saldarse antes de un año y el No Corriente, que son las que tienen un plazo de cancelación superior al año.
- En el Pasivo Corriente nos encontramos con las deudas a corto plazo. Es decir, préstamos de entidades financieras, deudas con proveedores, honorarios de trabajadores, gastos de Seguridad Social, gastos bancarios, de financiación, etc.
- En el Pasivo No Corriente están los préstamos a más de un año. Estas deudas pueden ser por financiación de adquisición de activo, leasing, maquinaria, etc.
El Patrimonio Neto del Pasivo
Éste forma parte del pasivo y se compone del capital inicial desembolsado por los socios, además de los resultados obtenidos a lo largo de la vida de la empresa.
El Patrimonio Neto tiene que equilibrar el balance. El Activo y el Pasivo deben ser iguales. La forma de igualarlos es mediante un ajuste en el Patrimonio Neto. El Neto recoge la situación patrimonial de la empresa. Pueden darse dos situaciones:
- Si el activo es superior al pasivo, es decir, si los bienes y derechos son superiores a las deudas y obligaciones, tendremos un Patrimonio Neto positivo. La empresa estará en una buena situación.
- Si ocurre lo contrario, es decir, las deudas superan los recursos, tendremos un patrimonio negativo. La empresa estará en una mala situación. Eso querría decir que los recursos que tenemos son insuficientes para hacer frente a las deudas contraídas.
¿Qué ocurre si no se presentan las cuentas anuales?
Si una empresa decide no presentar las cuentas anuales, se arriesga a recibir una multa de hasta 60.000 euros por parte del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas. Dicha sanción dependerá del volumen de la sociedad y su cifra de ventas.
Pero la consecuencia más grave de no presentar las cuentas anuales en el Registro Mercantil no es esta. La peor es la incursión del empresario en la derivación de responsabilidad personal frente a los acreedores de la sociedad, es decir, se pierde la esencia de una sociedad, que limita la responsabilidad de los administradores.
No tener al día las cuentas de la empresa puede llevar al empresario a tener que responder con su propio patrimonio en caso de que así sea necesario. Por este motivo, tener al día las cuentas anuales es esencial y obligatorio para todas las sociedades.
¿Cómo se presentan?
Estas pueden presentarse en papel, mediante soporte informático o por vía telemática.
Las cuentas anuales elaboradas informáticamente podrán ser remitidas al Registro Mercantil competente por vía telemática. Estas se envían a la dirección de correo electrónico y son comunicadas al público interesado en el tablón de anuncios de la oficina.
El Registrador comprobará que los datos coinciden con los indicados en la solicitud y que las firmas reúnen los requisitos sobre firma electrónica avanzada recogidos en el Real Decreto-ley 14/1999, de 17 de septiembre, sobre firma electrónica, y presentará los documentos recibidos telemáticamente en la forma prevista en el Reglamento del Registro Mercantil.
